Datenschutz­erklärung

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der Thomashof Distanz ist:

Mareike Lentz
Brookring 4
21255 Tostedt
E-Mail: info@thomashofdistanz.de
Telefon: +49 4182 2089098

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

2. Grundsätzliches

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb dieser Website, die Durchführung der Thomashof Distanz und der Academy-Seminare oder die Beantwortung deiner Anfragen nötig ist. Rechtsgrundlagen sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, zum Beispiel deine Nennung oder Seminaranmeldung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Pflichten, zum Beispiel steuerliche Aufbewahrung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, zum Beispiel der sichere Betrieb der Website

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei [Name und Anschrift des Hosters eintragen] gehostet. Beim Aufruf der Seiten speichert der Server automatisch Informationen, die dein Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem.

Diese Daten brauchen wir, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie werden nach [z. B. 7] Tagen gelöscht. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet keine Analyse- oder Werbedienste.

Wenn du ein Formular nutzt (Seminaranmeldung, Gästebuch) oder dich im Teilnehmerbereich oder in der Verwaltung anmeldest, setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es enthält nur eine zufällige Kennung, schützt die Formulare vor Missbrauch und hält dich im Teilnehmerbereich angemeldet. Es wird beim Schließen des Browsers bzw. beim Abmelden gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG).

Die Packliste auf der Seite „Für Einsteiger“ speichert, welche Punkte du abgehakt hast, ausschließlich im Speicher deines eigenen Browsers (Local Storage). Diese Information wird nicht an uns übertragen. Du kannst sie jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen.

5. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server eingebunden. Beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Anbietern aufgebaut.

6. Kontakt per E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt deiner Nachricht), um deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage mit einer Teilnahme zusammenhängt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wir sind auch über WhatsApp erreichbar. WhatsApp wird von der WhatsApp Ireland Ltd. betrieben, einem Unternehmen der Meta-Gruppe. Dabei können Daten auch in die USA übertragen werden. Wenn du das nicht möchtest, nutze bitte E-Mail oder Telefon.

7. Teilnehmerkonto, Nennung und Teilnahme

Für die Online-Nennung und den Teilnehmerbereich legst du ein persönliches Konto an. Wir speichern dafür deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (nur verschlüsselt als Hash) und den Zeitpunkt deiner letzten Anmeldung. Deine E-Mail-Adresse bestätigst du über einen Link. Du kannst dein Konto jederzeit selbst löschen.

Mit der Online-Nennung verarbeiten wir die für die Durchführung nötigen Daten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Mobilnummer, E-Mail, Verein, VDD-Nummer, Angaben zum Pferd (Name, Rasse, Geburtsjahr, Geschlecht, Stockmaß, Equidenpass-Nummer, Besitzer), gewählter Wettbewerb, Trosser, Paddock- und Verpflegungswunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Außerdem fragen wir Name und Telefonnummer eines Notfallkontakts ab, den wir nur anrufen, wenn dir etwas passiert (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO). Bitte informiere diese Person darüber. Zusätzlich legst du an der Meldestelle das Nennformular des VDD (Verein Deutscher Distanzreiter und -fahrer e.V.) vor.

• Teilnehmerbereich: Teilnehmer- und Startlisten (Name, Pferd, Wettbewerb, Startnummer, Startzeit) sehen nur angemeldete Teilnehmer mit bestätigter Nennung. Deine eigenen Daten, Zeiten und Werte siehst nur du in deinem Konto. Werte aus Radarfallen werden erst nach Veröffentlichung des Ergebnisses angezeigt.
• Tierärztliche Kontrollen und Ergebnisse: Daten aus den Untersuchungen und Zeiten werden auf der Checkkarte erfasst und als Ergebnis an den VDD übermittelt. Ergebnislisten und die Siegerehrung sind Teil des Wettbewerbs und werden veröffentlicht.
• Zahlung: Nenn-, Start- und Paddockgeld kannst du per Überweisung oder PayPal zahlen. Bei PayPal ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, verantwortlich. Es gilt deren Datenschutzerklärung.

Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir gemäß den steuerrechtlichen Vorschriften bis zu 10 Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Alle übrigen Daten löschen wir spätestens [z. B. 12 Monate] nach der Veranstaltung.

8. Anmeldung zur Academy

Für die Anmeldung zu einem Seminar verarbeiten wir die Angaben aus dem Anmeldeformular: Kontaktdaten, Geburtsdatum und -ort, VDD-Nummer, Verpflegung, Übernachtung sowie Angaben zu deinem Pferd. Wir brauchen sie, um das Seminar zu organisieren und die Qualifikation beim VDD bestätigen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Das Formular speichert deine Angaben in unserer Seminardatenbank auf dem Webserver, schickt sie per E-Mail an uns und eine Bestätigung an dich. Zugriff haben nur die Organisatoren über die passwortgeschützte Verwaltung. Dort vermerken wir auch den Stand deiner Anmeldung (z. B. bestätigt, Warteliste) und den Eingang deiner Zahlung. Die Löschfristen aus Abschnitt 7 gelten entsprechend.

9. Helferinnen und Helfer

Wenn du dich als Helfer meldest, verarbeiten wir deinen Namen, deine Kontaktdaten und deine Einsatzwünsche, um den Einsatz zu planen. Für den Helfer-Login speichern wir zusätzlich deine Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Fotos und Videos bei der Veranstaltung

Bei der Thomashof Distanz fotografiert Barbara Schwarz Fotografie die Teilnehmer auf der Strecke und bei der Siegerehrung. Außerdem machen wir selbst Fotos und Drohnenaufnahmen. Ausgewählte Bilder veröffentlichen wir auf dieser Website sowie auf Instagram und Facebook, um über die Veranstaltung zu berichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn du nicht möchtest, dass ein Bild von dir veröffentlicht wird, schreib uns an info@thomashofdistanz.de. Wir entfernen es dann.

11. Gästebuch

Wenn du einen Eintrag im Gästebuch schreibst, speichern wir deinen Namen, deinen Text und den Zeitpunkt. Nach unserer Prüfung veröffentlichen wir Name, Text und Datum. Über neue Einträge werden wir per E-Mail benachrichtigt. Deine IP-Adresse oder E-Mail-Adresse speichern wir nicht.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du beim Absenden gibst. Du kannst sie jederzeit widerrufen und die Löschung deines Eintrags verlangen, eine E-Mail an info@thomashofdistanz.de genügt.

12. Links zu Instagram, Facebook und anderen Websites

Wir verlinken auf unsere Seiten bei Instagram und Facebook, auf die ARD Mediathek, den Foto-Shop von Barbara Schwarz und die Websites unserer Sponsoren. Es handelt sich um einfache Links, keine eingebundenen Inhalte. Daten werden erst übertragen, wenn du einen Link anklickst. Dann gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

13. Wettbewerbsdatenbank und Live-Stand

Für die Durchführung der Distanzritte speichern wir in einer Datenbank auf unserem Webserver: Name, Verein, Kontaktdaten und VDD-Nummer der Teilnehmer, Angaben zum Pferd, Startnummer, Startzeiten sowie während der Veranstaltung Ankunfts- und Pulszeiten, Pulswerte, die Ergebnisse der Tierarztkontrollen und die Zielzeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dazu gehören auch Durchgangszeiten an Kontrollpunkten und Messwerte aus Radarfallen. Zugriff haben nur das Organisationsteam und angemeldete Helfer.

Während der Veranstaltung zeigen wir auf der Seite „Live“ öffentlich Startnummer, Name, Pferd, aktuellen Stand, den zuletzt passierten Kontrollpunkt, Reitzeit und Tempo. Das ist bei Distanzritten üblich und dient der Information von Trossern, Zuschauern und Teilnehmern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn du nicht namentlich im Live-Stand erscheinen möchtest, sag uns vor der Veranstaltung Bescheid. Die Daten löschen wir spätestens [z. B. 12 Monate] nach der Veranstaltung. Ergebnislisten bewahren wir als Teil der Vereinsgeschichte auf.

14. Push-Nachrichten

Auf der Seite „Live“ kannst du Nachrichten zu einer oder mehreren Startnummern abonnieren. Dafür speichern wir die technische Zustell-Adresse, die dein Browser erzeugt, zusammen mit den gewählten Startnummern. Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse brauchen wir dafür nicht. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Nachrichten werden verschlüsselt über den Push-Dienst deines Browsers zugestellt, je nach Gerät von Google, Mozilla, Apple oder Microsoft. Dabei können Daten auch in die USA übertragen werden. Den Inhalt der Nachrichten können diese Dienste nicht lesen. Du kannst die Nachrichten jederzeit auf der Seite „Live“ abbestellen oder in den Einstellungen deines Browsers abschalten. Abos löschen wir spätestens [z. B. 4 Wochen] nach der Veranstaltung.

15. App und Standort-Teilen

Die App der Thomashof Distanz speichert auf deinem Gerät deine Anmeldung und, bei Helfern, die erfassten Zeiten und Werte, bis sie an unseren Server übertragen sind. Für die Anmeldung erzeugen wir ein Zugangs-Token, das wir nur verschlüsselt speichern.

Standort teilen: Nur wenn du als Teilnehmer „Standort teilen“ einschaltest, überträgt die App deinen GPS-Standort (Breite, Länge, Genauigkeit, Zeitpunkt) an unseren Server, auf Wunsch auch im Hintergrund. Sehen können ihn nur angemeldete Helfer des Organisationsteams und Personen, denen du deinen Tross-Code gibst. Zweck ist die Sicherheit auf der Strecke und die Versorgung durch deinen Tross. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit durch Ausschalten widerrufen kannst. Dann löschen wir deine Standorte sofort. Sonst löschen wir sie automatisch nach 7 Tagen, und das Teilen endet automatisch nach der Veranstaltung.

Für Helfer: Wählst du in der App einen Einsatzort, sehen die anderen angemeldeten Helfer und die Verwaltung, wo du eingesetzt bist und wann deine App zuletzt Verbindung hatte. Nachrichten im Helfer-Chat (einzeln oder an die Gruppe) speichern wir mit Absender, Empfänger und Zeitpunkt, damit sie auch nach einem Funkloch ankommen, und löschen sie nach 30 Tagen. Zweck ist die Organisation der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Notfall-Knopf: Wenn du als Teilnehmer in der App einen Notfall meldest, übertragen wir deine Startnummer, deinen Namen, das Pferd, deinen Wettbewerb und Stand, deine Mobilnummer, Name und Telefonnummer deines Notfallkontakts, die Art des Notfalls, deine Bemerkung und deinen aktuellen Standort an alle angemeldeten Helfer und an die Rittleitung (Push-Nachricht, App-Alarm, E-Mail). Für Push-Nachrichten an die Helfer-App nutzen wir Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Limited; dabei werden Titel und Kurztext der Nachricht über Google-Server zugestellt. Personen, die deine Startnummer für Push-Nachrichten abonniert haben, erfahren, dass ein Notfall gemeldet wurde, aber nicht die Einzelheiten. Zweck ist schnelle Hilfe. Rechtsgrundlage ist der Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO) und dein Auslösen der Meldung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Meldung löschen wir nach 30 Tagen.

Kartendarstellung: Die Karte lädt Kartenbilder von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Großbritannien). Dabei wird deine IP-Adresse an deren Server übertragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Routenführung über „Navigation starten“ öffnet Google Maps, dann gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

16. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wende dich dafür an info@thomashofdistanz.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.